Zo dringt HR verzuim bij rouw terug

Jaarlijks krijgen naar schatting zo’n 300.000 mensen te maken met het verlies van een dierbare. Zo’n 40% van de werknemers verzuimen vanwege rouw na korte of langere tijd alsnog, nadat ze weer aan het werk gegaan zijn. Gemiddeld is een werknemer na het overlijden van een dierbare 143 dagen thuis. Dit verzuim bij rouw kan oplopen naar 170 dagen bij het overlijden van een partner of kind, leren cijfers van CNV. Uit die zelfde cijfers komt naar voren dat dit verzuim met minimaal 25% kan worden teruggebracht bij goede begeleiding.

40 % meer verzuim bij rouw

Er komt dan ook veel op je af bij het overlijden van een dierbare. Niet alleen je verdriet. Je hebt ook vaak veel dingen te doen, te regelen. Alle zaken rondom de uitvaart om mee te beginnen. Maar dan begint het pas.

Je hebt allerlei zaken op te zeggen. Denk aan de sportverenigingen, school en aanmeldingen bij vervolgscholen, het consultatiebureau van de kinderen. En daarbij steeds de pijn die je voelt om al deze zaken stop te zetten.
Als je je partner verliest heb je zaken te regelen als belastingen, hypotheek, alles op één naam zetten. Maar ook de zorg voor het huishouden en de kinderen gaat gewoon door.

Ook als ouder of enig overgebleven broer of zus met oudere ouders heb je al die zaken te regelen: abonnementen telefoon, internet, tijdschriften op zeggen. Bij de banken door de bureaucratie heen komen dat rekeningen opgeheven en/of vrijgegeven worden om testamentair af te handelen. “Het doet pijn als je weer een brief krijgt van een instantie of weer je verhaal aan een wild vreemde moet doen om zaken geregeld te krijgen,” weet ik uit eigen ervaring.

Aandacht bij het werk

Hou dan maar eens je aandacht bij werk. Je hebt al een watten hoofd vol chaos, pieker gedachte of gewoon een enorme leegte door het verdriet. Al die zaken die je dan ook nog moet en wilt regelen.

Dit alles heeft tijd nodig. Tijd in praktische zin om te regelen, maar ook om het verdriet over je heen te laten komen en te zorgen dat je er niet in verdrinkt. Geen wonder dat er 40 procent zich ziek melden en thuis gaan zitten. Maar dat is ook niet de oplossing.

Je leven staat stil. Alles staat op lossen schroeven, de wereld op z’n kop. Je werk kan je structuur geven om in elk geval je leven ritme te geven. Het kan ook wat afleiding van het enorme verdriet geven. Je het gevoel geven dat er wel meer is, dat er dingen zijn die zinvol zijn. Maar ook collega’s die je helpen met luisteren en aandacht hebben voor je verdriet én je helpen je zinnen te verzetten.

Aan de andere kant, omdat je wereld stil staat en je het gevoel hebt dat niets er meer toe doet, is doelloos rondhangen op het werk ook niet altijd de oplossing. Alles valt in het niet bij dat enorme verlies. Het lijkt allemaal niet zinvol, geen prioriteit te hebben. De drukte die men kan maken om in jouw ogen futiliteiten kunnen hoog oplopende irritatie wekken. Door vermoeidheid, weinig concentratie en een lage motivatie liggen fouten op de loer. Soms kan dan thuis rust pakken een optie zijn, en lijkt verzuim bij rouw tijdelijk de oplossing.

Win – win situatie

Veel organisaties zijn van mening dat rouwen in de privé sfeer ligt. Maar is dat zo? Zoals je je werk mee naar huis neemt, is het ook andersom zo. Je laat niet zo maar je jas en je hoed aan de kapstok hangen. Maar hoe dan te handelen met oog voor de menselijke kant én het zakelijke belang?

Werkgevers doen er, volgens mij, goed aan om aandacht voor rouw te hebben. Zowel vanuit goed werkgeverschap en duurzame inzetbaarheid als ook simpel het zakelijk belang en het terugdringen van het verzuim bij rouw. Want een werknemer in rouw heeft behoefte aan ondersteuning om te overleven. De werkgever heeft behoefte aan een productieve werknemer die geen fouten maakt.

Investeren in verlies

 In de praktijk betekent dit dat de werkgever moet investeren in rouw. Dat kan wanneer de werknemer daadwerkelijk verzuimt. Maar eigenlijk is het dan al te laat, kan ik wel stellen. Een verzuimende werknemer kost geld. En vergeet ook de HR kosten niet. Aan de voorkant  investeren in verlies is veel logischer. En betaalt zich ook terug. Geen vervangingskosten, geen onnodige fouten en onzorgvuldigheden te herstellen. Beter voor werknemer, maar zeker ook voor de leidinggevende en de organisatie zelf. Dat is met een relatief kleine investering al mogelijk.

Aandacht voor een rouwcultuur

Hoe kan je dan handelen? De eerste preventieve investering is in het creëren van een veilige cultuur waarin mensen zich durven te uiten, ook over privé sores. Een omgeving waarin collega’s onderling betrokken bij elkaar zijn én waar de leidinggevende op regelmatige basis in gesprek gaat met de werknemers, náást de functionerings-, voortgangs- en ontwikkelingsgesprekken. Een simpel: “Hoe gaat het met je? Thuis alles goed? Waar lig je ’s nachts wakker van?”
“Betrokken leidinggevenden en collega’s zijn super belangrijk. Ook of juist in perioden dat het niet lekker gaat met iemand.”

Wanneer een werknemer dan vertelt over dat impactvolle verlies. Dan is het zaak om in contact te blijven met die werknemer. Om in verbinding het gesprek aan te gaan en te blijven gaan. In eerste instantie door met oprechte aandacht te luisteren naar het verhaal van de medewerker. Om de erkenning te geven dat het verlies groot is. En om te horen waar de werknemer behoefte aan heeft. Dat kan voor iedere werknemer anders zijn. Iedereen rouwt op een eigen manier. Pas in latere gesprekken ga je over tot afspraken.

Verdere afspraken

In die latere gesprekken wanneer je nog steeds in verbinding ook het verlies erkent, zal je verdere afspraken kunnen maken. Je zult moeten aansluiten bij de werknemer: Wat heb je nodig? Wat kunnen wij als werkgever voor jou betekenen? Hoe kan de leidinggevende en de collega’s er voor jou zijn? Wil je er op het werk wel of juist niet over praten? Die eerste keer dat de werknemer weer naar het werk komt, maar ook de weken en maanden daarna.

Maar dat zijn ook hele concrete afspraken waarbij er naar het aantal uren gekeken kan worden dat iemand wil en kan werken. De verdeling van de uren over de dag en de werkweek aansluitend bij wat de medeweker op dat moment nodig heeft; later starten vanwege het ‘s nachts slecht slapen, korter om de kinderen van de crèche op te kunnen halen of juist met ruimte midden op de dag voor die gesprekken met makelaars, bankmedewerkers of notarissen. Maar ook over de invulling van het werk. Zijn er taken die op dit moment teveel concentratie, energie of verantwoordelijkheid vragen?

Deze afspraken zijn heel concreet te maken met het benoemen van de inhoud, maar ook voor hoe lang deze afspraak geldt. “Bespreek daarbij ook het evaluatie moment, dat er over bijvoorbeeld 4 weken weer gekeken wordt hoe het dan gaat en welke vervolgafspraken dan nodig zijn. Maar benadruk ook dat als de afspraak niet blijkt te werken er eerder aan de bel getrokken kan worden. Flexibiliteit is belangrijk. Realiseer je dat de werknemer door de rouw al vol stress en verdriet zit. En veelal veel druk ervaart om überhaupt overeind te blijven en het dagelijks leven georganiseerd te krijgen.”

Rol van HR

Een belangrijke rol is er voor HR weggelegd, wil ik graag benadrukken. Naast dat HR een rouwprotocol kan voeren waarin staat wat er in die eerste hectische dagen moet gebeuren. Wie contact op neemt? Wie naar de uitvaart gaat? Wie het team informeert? Enzovoorts. Is het ook praktisch om een rouwbeleid op te tuigen. Begrijp dat rouw niet na een half jaar over is. Maak het binnen de organisatie helder hoe er aandacht en ruimte aan gegeven wordt. Welke steun geboden kan worden. Zodat iedereen weet wat de (on)mogelijkheden zijn en duidelijkheid heeft hoe de organisatie zich hierin opstelt. Want ook die duidelijkheid en het aangeven van grenzen is belangrijk.

Zo kan HR de lijnen uitzetten voor een cultuur waarin ook informele gesprekken tussen een werknemer en hun leidinggevenden plaats vinden. En kan zij kennissessies en workshops aanbieden over dit thema. Zodat leidinggevenden én collega’s kennis krijgen over rouw en ze weten wat ze moeten doen als een medewerker met verlies te maken krijgt. Dat ze wéten welke reacties en gedragingen normaal zijn én wat je wel en beter niet kan zeggen.

Ook kan HR een leidinggevende faciliteren bij het ondersteunen van een medewerker met rouw. Door duidelijkheid te bieden over welke verlofregelingen er zijn en welke speelruimte een leidinggeven daarbinnen heeft. Wat kan er afgesproken worden om tijdelijk van de arbeidsvoorwaarden af te wijken. En wat kan de leidinggevende bieden aan interne of externe coaching en begeleiding? Wat heeft HR daarvoor al aan afspraken gemaakt of met wie heeft HR in een andere situatie al eens samengewerkt?
Kortom, wat zijn de mogelijkheden binnen de organisatie om verzuim bij rouw te voorkomen.

Gezamenlijke verantwoordelijkheid

Alhoewel rouw in veel geval een privéaangelegenheid is, het is niet te scheiden van werk. Een werknemer kan er bij gebaat zijn om tijdelijk rust te nemen én om de afleiding en dagritme van het werken te ervaren. Met of zonder nadere afspraken en aangepaste werkzaamheden.

De werknemer is hier zelf verantwoordelijk voor.
Het initiatief ligt echter veelal bij de werkgever. Om contact te houden met de medewerker met rouw en in verbinding te blijven. Om het team te faciliteren hoe met rouw om te gaan en de betrokken leidinggevende te ondersteunen. Om afspraken te checken en om vinger aan de pols te houden dat een werknemer niet te lang thuis zit maar ook niet ongezonde druk ervaart weer aan het werk te moeten.

Overigens, je hoeft als leidinggevende of HR niet dé oplossing aan te dragen. Maar wel samen met de werknemer in gesprek gaan om te horen waar behoefte aan is. En dan creatief te kijken naar de kaders van de organisatie wat daarin mogelijk is.

Aan de zijlijn toekijken is voor de werkgever eigenlijk geen optie. Een actieve rol op zich nemen om de werknemer met rouw te ondersteunen is een pré. Dit leidt uiteindelijk tot een loyale en betrokken medewerker die het werk weer aan kan. Uiteindelijk draagt dit op positieve wijze bij tot betrokken, gemotiveerde en vitale werknemers. En in het verlengde hiervan tot meer werkplezier, betere kwaliteit, hogere productie, minder ziekteverzuim en minder verloop.

Meer weten over mogelijkheden bij verzuim bij rouw

Een traject met Traan en een Lach kan precies die handvatten bieden. Met gesprekken met HR om kennis over rouw op te doen en ondersteuning te krijgen bij het optuigen van een rouwbeleid. Informatiesessie voor leidinggevenden en medewerkers om draagvlak voor rouw te genereren en om concrete tools te krijgen hoe om te gaan met verzuim bij rouw op de werkvloer.

Ook individuele coachsessies kunnen onderdeel uit maken van dit traject. Na een kennismakingsgesprek met de werknemer bepaalt deze zelf of rouwcoaching zou kunnen bijdragen om het werk en daarmee het leven weer op te pakken.

Graag kom ik een presentatie houden over de impact van rouw op de werkvloer. Over wat rouw voor een rouwende kan betekenen en hoe je er mee om kunt gaan. Interesse? Neem dan contact met me op. Ik vertel je graag meer!

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.